Es bien sabido que, en el cambiante entorno empresarial de América Latina, la eficacia en las operaciones se ha vuelto el soporte esencial para que cualquier empresa sobreviva y crezca; de hecho, los sectores de alta demanda, como el retail, la salud, la gastronomía, la hotelería y la manufactura, afrontan todos los días el complicado reto de organizar equipos humanos que se encuentran repartidos en distintas jornadas. Asimismo, históricamente, la planificación de horarios se hacía manualmente a través de planillas de cálculo convencionales, lo que podía dar lugar a errores humanos, ausencias inesperadas y descontento laboral.
No obstante, en la actualidad, la transformación digital ofrece una solución definitiva a través de las herramientas de optimización de personal, también conocidas como software de turnos, pero, ¿qué es exactamente esta tecnología y cómo está redefiniendo la administración de los recursos humanos en la región?
¿Qué es un software de turnos y por qué es indispensable?
Como se menciona anteriormente, un software de turnos es una plataforma tecnológica diseñada para automatizar, planificar, gestionar y optimizar la asignación de horarios de trabajo de los empleados dentro de una organización. Asimismo, estas soluciones basadas en la nube e impulsadas por algoritmos inteligentes permiten cruzar múltiples variables en tiempo real: la disponibilidad del personal, las competencias requeridas para cada puesto, las leyes laborales locales, los límites de horas extras y los picos de demanda operativa de la empresa.
Y el impacto de implementar estas herramientas va más allá de la simple organización de un calendario, ya que las empresas consiguen disminuir de manera significativa los costos relacionados con la sobrecontratación o las sanciones por no cumplir con las regulaciones laborales al centralizar la información. Además, mejoran de manera notable el ambiente laboral, debido a que brindan a los empleados más transparencia en la distribución de sus jornadas y favorecen vías de comunicación directa para pedir permisos o modificaciones.
Un componente crucial que complementa la planificación horaria es el monitoreo del cumplimiento de esas jornadas, ya que la integración con sistemas de control de asistencias avanzados permite a los gerentes de recursos humanos contrastar de forma automática los turnos planificados con las horas efectivamente trabajadas por el personal, simplificando los procesos de liquidación de nómina y minimizando las discrepancias financieras. Por otro lado, en el mercado tecnológico de Latinoamérica, estas plataformas han sido rápidamente adoptadas, lo que ha llevado a una diversidad de opciones que se ajustan a empresas en expansión y corporaciones multinacionales. A continuación, presentamos las cinco mejores opciones disponibles en la región:
Workforce
Este listado no puede iniciar sin Workforce, que se ha consolidado como una de las soluciones líderes en todo el mundo y tiene una presencia fuerte y creciente en los mercados de habla hispana; sobresale por su perspectiva integral de la gestión del personal operativo (frontline workforce). De hecho, esta plataforma no solo automatiza la elaboración de turnos rotativos complicados a través de inteligencia artificial, sino que también predice las necesidades de personal mediante el análisis de los patrones históricos de ventas y demanda del negocio.
Su ecosistema integra la planificación de horarios con sistemas de control de asistencias avanzados, que incluyen aplicaciones para móviles veloces para los trabajadores, reconocimiento facial para prevenir fraudes en el fichaje y un motor de cumplimiento laboral adaptado a las leyes de diferentes países latinoamericanos. Evidentemente, esto la hace la opción preferida para las compañías que persiguen una precisión máxima, escalabilidad y reducción activa de los costos laborales.
Buk
Otra plataforma muy completa de recursos humanos es Buk, la cual abarca desde el pago de sueldos hasta la formación profesional; asimismo, nació en Chile y se ha expandido significativamente hacia mercados como Perú, Colombia y México. Y en sus módulos especializados, brinda una herramienta intuitiva para la gestión de turnos que facilita la visualización de la disponibilidad del personal, el diseño de cuadrantes laborales y la conexión directa con el sistema de remuneraciones, por lo que es perfecta para las compañías que desean concentrar todo el ciclo vital del empleado en un único proveedor.
Slik
Por otra parte, con un enfoque centrado en la experiencia del empleado y el análisis de datos operativos, esta solución ha ganado terreno en el cono sur y México, ya que Slik permite crear calendarios de trabajo considerando las preferencias y la fatiga del personal, reduciendo los índices de rotación y optimizando la productividad en plantas industriales y centros de distribución donde la continuidad operacional es crítica.
Sesame HR
Sesame HR es una herramienta de origen español que cuenta con una robusta infraestructura en México y Colombia; se orienta hacia la digitalización y la flexibilidad de las jornadas laborales. Asimismo, su módulo de turnos se distingue por su diseño visualmente despejado y por la sencillez con que los mandos intermedios pueden reasignar horarios cuando hay bajas médicas o urgencias operativas de última hora, informando a los empleados de manera inmediata sobre las modificaciones mediante notificaciones push enviadas al móvil.
Crehana (u-Planner)
Por último, pero no menos importante, se encuentra Crehana; esta opción se enfoca en los campos de servicios institucionales y educación superior de Latinoamérica mediante la adquisición e integración de tecnologías analíticas aplicadas a la gestión del personal. Aunado a esto, utiliza algoritmos de optimización matemática para distribuir turnos de docentes, personal administrativo y operativo en instalaciones muy grandes, garantizando el uso más eficiente posible de las infraestructuras físicas y los recursos humanos disponibles.