¿Crees que tu pyme podría ser más eficiente? Descubre aquí qué tipo de herramienta necesitas.
Todos los días, las personas encargadas de la administración de una pyme necesitan consultar información sobre gastos e ingresos, clientes, proveedores y procesos internos para poder trabajar en la toma de decisiones concretas; el problema es que cuando la operación empieza a crecer, llega a ser difícil contar con una contabilidad 100% clara.
La solución que muchas empresas han encontrado a este reto, es la implementación de un software contable que, además de centralizar todos los datos, también los mantenga actualizados y libres de errores que luego se traduzcan en oportunidades perdidas.
¿Te gustaría saber lo que la tecnología es capaz de hacer en la gestión de tu negocio? En los siguientes apartados, te expondremos algunas formas en las que te quedará claro el potencial de este tipo de soluciones.
1. Mayor claridad en las resoluciones
A veces, se busca la inmediata intervención de una plataforma especializada debido a que la información desorganizada es una constante que retrasa el cumplimiento de actividades que debían quedar terminadas en una fecha determinada.
Entre sus ventajas, destaca el hecho de que los usuarios vean en cualquier momento y de forma rápida, por ejemplo, cómo se están comportando tus ventas frente a los gastos o identificar rápidamente qué clientes aún no han pagado.
Ciertas plataformas también ofrecen la función de generar reportes comparativos que muestran la evolución mensual o trimestral del negocio, pero sin que tengan que construirlos manualmente. Se trata de una visibilidad que ahorra tiempo y cambia el enfoque con el que se toman las decisiones.
¿Por qué? Al tener un software contable empresarial como aliado, conseguirás anticiparte a cualquier problema: si un gasto viene aumentando de forma sostenida, lo notarás a tiempo. Al final, cuando los números son claros, entonces los riesgos caen en picada.
2. Automatización de tareas contables
No es raro escuchar que las pymes pierden días en labores que sí, son necesarias, pero repetitivas, como es el caso del registro de movimientos o la verificación de saldos de modo manual. Cuando tal situación alcanza un punto insostenible, entonces una herramienta digital funge como salvavidas que automatiza buena parte de estos procesos.
Algunas, si se les integra con los bancos, sincronizan los movimientos financieros y con los antes explicados reportes, los cuales quedarán listos con datos actualizados parametrizando una sola vez, por lo que ya no hace falta perder horas ajustando fórmulas o corrigiendo errores de digitación.
El beneficio más grande se ve reflejado en la productividad del equipo, pues las personas que solían estar atadas a actividades mecánicas, pueden concentrarse en otras de índole analítica o de desarrollo comercial: abandonan el papel de bomberos que apagan incendios y se hacen parte de un engranaje que impulsa el crecimiento de la empresa.
3. Control de operaciones contables
¿Es común que no haya un conocimiento certero sobre lo que pasa en cada rincón del negocio? Las empresas que identifican esta área de oportunidad se animan a confiar en un software porque quieren volver a tener el control de las operaciones, aunque evitando que eso signifique un aumento en la carga de trabajo diaria.
Procuran invertir en soluciones que ofrezcan hacer un seguimiento a los gastos por categorías, que les arrojen desviaciones presupuestales o que les dejen ver qué productos están generando un margen alto y que, además, organice todo con un enfoque sencillo de filtrar/comparar/analizar.
Como plus, se valora que facilite el monitoreo de cuentas por cobrar y por pagar, algo clave en el equilibrio del flujo de caja, al igual que cuente con alertas que prevengan posibles retrasos o vencimientos, evitando así fricciones con clientes o proveedores.
Lo más importante es que este nivel de control no exige un incremento en la complejidad operativa, por lo que las decisiones cotidianas se toman sin que se deba acudir a múltiples fuentes.
4. Cumplimiento tributario puntual
Entre las preocupaciones que más agobian a las pymes, se encuentran las obligaciones fiscales y las posibles sanciones que podrían generarse por descuidos, especialmente, teniendo en consideración que la normativa tributaria cambia con frecuencia.
Para llevarle el ritmo a la DIAN, las empresas se apoyan en los programas contables bien diseñados, que estén siempre actualizados y, por supuesto, que emitan documentos válidos conforme a los estándares exigidos, eliminando la validación manual.
Mejor aún si permite un seguimiento de los impuestos que se deben presentar; identificar el valor acumulado del IVA por pagar y calcular retenciones o controlar los documentos soporte cuando se realizan compras a proveedores no obligados a facturar, aspecto relevante para garantizar que las deducciones y el IVA descontable estén correctamente soportados.
A la larga, todo lo explicado se traduce en una tranquilidad para el responsable contable o el administrador, quien para de preocuparse por revisar cifra por cifra y es libre de enfocarse en que la operación siga alineada con lo que solicita la regulación vigente.
5. Facturación electrónica: aliada, no carga
La implementación de la facturación electrónica ha sido uno de los mayores cambios recientes para las empresas en Colombia y, pese a que en sus inicios representó un obstáculo importante, hoy en día se ha convertido en una herramienta de control y trazabilidad.
Si quieres dejar de usar el sistema gratuito de la DIAN, considera la idea de invertir en un software completo que emita facturas electrónicas desde la plataforma, las guarde de modo seguro y que, si es posible, cree en automático los archivos XML, garantizándote que todo quede validado al momento y no te arriesgues a rechazos.
Ábrele la puerta a la tecnología
Atrás ha quedado la idea de que la contabilidad es una tarea aislada del resto del negocio; en realidad, ahora, más que nunca, tiene que ser vista como el centro desde donde se articula la operación tanto financiera, como administrativa y comercial.
Quizá en este punto te preguntes si existe en el mercado una solución contable tan completa que incluya todas las características que te mostramos, y la respuesta es sí: Siigo Nube es casi un ERP capaz de acercar a las pymes a herramientas que antes solo estaban disponibles para organizaciones con estructuras complejas.
No solo podrás cobrar con Mercado Pago y contar con notificación de cobranza por WhatsApp, sino que también registrarás tus compras, actualizarás inventarios, y dispondrás de un asistente comercial que te ayude a conocer datos relevantes sobre tus clientes, enviar cotizaciones y un largo etcétera que vale la pena que conozcas a fondo.
Este es el momento perfecto para cambiar la forma en la que se toman las decisiones dentro de tu pyme.